Tietosuojaseloste
1. Johdanto
Hapwork Oy:n (”me”) toiminnan kannalta on välttämätöntä käsitellä henkilötietoja. Noudatamme menettelytapoja ja prosesseja, joilla suojataan henkilötietoja tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti.
Tämä tietosuojaseloste sisältää tietojen keräämisen perusteet ja sen mihin kerättyjä tietoja käytetään. Tästä tietosuojaselosteesta ilmeneviä periaatteita ja toimintatapoja sovelletaan kaikessa toiminnassamme, johon liittyy henkilötietojen käsittelyä. Esimerkkejä sovellustilanteista ovat palveluidemme käyttö sopimusehtojemme mukaisesti sekä suoramarkkinointisuostumuksen antaminen. Tietosuojaselostetta sovelletaan myös henkilöstömme ja työnhakijoiden tietojen käsittelyyn.
Toimimme käsittelijänä tarjotessamme palveluita yhteisöasiakkaille, kuten yhtiöille, jotka hankkivat lahjoja henkilöstölleen tai esimerkiksi sidosryhmilleen. Tällöin rekisterinpitäjänä toimii kukin yhteisöasiakas. Kappaleessa 6 kerromme, miten käsittelemme tietoja tarjotessamme näille asiakkaille palveluita käsittelijän roolissa.
2. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotta:
- potentiaalisille asiakkaille ja nykyisille asiakkaille voidaan markkinoida ja viestiä meidän tai valittujen kolmansien osapuolten palveluista esimerkiksi tiedotteilla, uutiskirjeillä, erilaisilla markkinointikampanjoilla tai kutsuilla tapahtumiin
- Voimme hoitaa sopimuksista johtuvat velvoitteemme niin asiakkaita, yhteistyökumppaneita kuin esimerkiksi työntekijöitämmekin kohtaan.
- Voimme kehittää palveluita ja parantaa palveluiden käyttökokemusta;
- Palveluitamme voidaan hallinnoida
- Voimme tietyissä tilanteissa selvittää mahdollisia väärinkäytöksiä
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Meillä oikeutettu etu markkinoida toimintaamme sekä ylläpitää ja kehittää liiketoimintaamme. Voimme oikeutetun edun perusteella markkinoida potentiaalisille asiakkaille ja asiakkaille palveluitamme.
Hoitaessamme sopimuksista johtuvat velvoitteemme käsittelemme henkilötietoja sopimuksen perusteella. Tämä tarkoittaa tietojen käsittelyä myös tunnistusta, tarkistusta, asiakkuudenhallintaa, tukea ja viestintää, ohjelmistojen ja järjestelmien päivityksiä, sopimusten hallintaa sekä vianmääritys- ja korjaustarkoituksia varten.
Henkilötietojen käsittely voi perustua myös suostumukseen. Näitä tilanteita ovat esimerkiksi suostumus meidän tai kumppaniemme sähköiseen suoramarkkinointiin. Henkilötietojen käsittelystä kerrotaan kunkin suostumuksen yhteydessä erikseen tietosuojalainsäädännön mukaisesti, jotta henkilö tietää, mihin suostumuksensa antaa. Jos olet antanut suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn, sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi.
3. Mitä tietoja keräämme?
Keräämme tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja:
A) Yhteisöasiakkailta saadut tiedot
Saamme yhteisöasiakkaan sidosryhmän tiedot kultakin yhteisöasiakkaalta. Tässä tapauksessa yhteisöasiakkaamme on rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelystä kerrotaan tarkemmin kappaleessa 6.
B) Meille antamasi tiedot
Sivustoilla kysytään esimerkiksi yhteystietojasi tilatessasi uutiskirjeen, pyytäessäsi tarjousta, ilmoittautuessasi tapahtumaan, jättäessäsi palautetta tai yhteydenottopyynnön. Mikäli olet yhteisöasiakkaamme henkilöstön jäsen tai sidosryhmän edustaja ja annat meille suoramarkkinointisuostumuksen, olemme suoramarkkinointia koskevien tietojen rekisterinpitäjä.
C) Palveluiden käytöstä havainnoidut ja johdetut tekniset tiedot:
Käytämme erilaisia teknologioita (mukaan lukien evästeitä) kerätäksemme ja säilyttääksemme tietoa sivuston ja sen palveluiden käyttäjistä ja vierailijoista.
D) Muista lähteistä kerätyt tiedot
Keräämme henkilötietoja julkisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä (esim. väestörekisteri, verohallinnon rekisterit) ja kaupallisilta tiedonvälittäjiltä.
4. Kuinka kauan käyttäjien tietoja säilytetään?
Säilytämme käyttäjien henkilötietoja vain niin kauan kuin niitä tarvitaan palvelun tarjoamista varten tai lain salliman enimmäisajan.
5. Tiedonannot kolmansille
Suostumuksesi
Mikäli henkilö on antanut suostumuksensa, saatamme jakaa hänen tietojaan valittujen kolmansien osapuolten kanssa.
Palveluntarjoajat
Siirrämme henkilötietoja ainoastaan siinä laajuudessa kuin kolmannet osapuolet tarvitsevat pääsyn käsittelemiimme henkilötietoihin voidakseen tarjota palveluita meille tai loppuasiakkaalle tämän tietosuojaselosteen määrittelemissä tarkoituksissa.
Oikeudellisista syistä
Henkilötietojasi voidaan luovuttaa toimivaltaisen viranomaisen esittämien vaatimusten ja lakiin perustuvien edellytysten mukaisesti.
6. Palveluiden tarjoaminen yhteisöasiakkaillemme
6.1 Käsiteltävät henkilötiedot
Tarjoamme yhteisöasiakkaille palveluita sopimuksen perusteella käsittelijän roolissa. Tällöin on välttämätöntä käsitellä henkilötietoja kunkin yhteisöasiakkaan lukuun. Käsittelemme tällöin työntekijöiden tai yhteistyökumppaneiden perus- ja yhteystietoja sekä asiointitietoja kuten nimeä, osoitetta, puhelinnumeroa ja sähköpostia sekä yhteydenottohistoriaa.
6.2 Miksi tietoja käsitellään ja millä perusteella?
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on velvoitteiden hoitaminen asiakkaita kohtaan. Kun käsittelemme tietoja yhtiön lukuun, yhtiö hoitaa laista, kuten työlainsäädännöstä ja sopimuksesta johtuvat velvoitteensa.
6.3 Kuinka kauan tietoja säilytetään?
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan sopimuksen toteuttamiseen ja niin kauan kuin lakien ja säännösten mukaiset tiedon säilyttämistä koskevat vaatimukset niin edellyttävät.
6.4 Rekisteröityjen oikeudet
Henkilöllä on oikeus saada pääsy henkilötietoihinsa, oikeus tietojensa oikaisemiseen sekä edellytysten täyttyessä oikeus tietojen poistamiseen, oikeus rajoittaa tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot muualle ja oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle. Rekisterinpitäjänä toimii kukin yhteisöasiakas. Siksi voit olla rekisteröidyn oikeuksien osalta yhteydessä työnantajaasi tai yhteistyökumppaniisi.
7. Kansainväliset tietojen siirrot
Pyrimme toteuttamaan palvelut ja käsittelemään henkilötietoja EU- tai ETA-alueella sijaitsevia toimijoita ja palveluita hyödyntäen.
Palveluita saatetaan kuitenkin joissakin tapauksissa toteuttaa myös muualla sijaitsevia toimijoita, palveluja ja palvelimia käyttäen. Tällöin henkilötietojasi saatetaan siirtää eri maiden välillä. Tällaiset siirrot voivat sisältää henkilötietojen siirtoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle sellaisiin maihin, joiden henkilötietojen käsittelyä koskeva lainsäädäntö poikkeaa Suomen lain vaatimuksista. Huolehdimme tällöin henkilötietojen suojan riittävästä tasosta esimerkiksi sopimalla asiasta henkilötietojen käsittelijän kanssa.
8. Tietojen suojaus
Tietoturva varmistetaan asianmukaisilla hallinnollisilla, teknisillä ja fyysisillä suojaustoimilla.
9. Alaikäiset
Tarjoamamme palvelu ei ole suunnattu alaikäisille emmekä erityisesti kerää alaikäisten henkilötietoja. Pyydämme alaikäisiä hankkimaan huoltajan suostumuksen ennen kuin alaikäinen tallentaa henkilötietojaan. Suosittelemme huoltajia säännöllisesti seuraamaan huollettaviensa Internetin ja sivustomme käyttöä.
10. Kolmansien palvelut
Tämä tietosuojaseloste soveltuu vain meidän palveluumme emmekä ole vastuussa muiden sivustojen tietosuojakäytännöistä. Suosittelemme käyttäjää tarkistamaan käyttämiensä sivustojen tietosuojaselosteet.
11. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Voimme muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Jos tietosuojaselosteeseen tulee muutoksia, ilmoitamme näistä muutoksista aina tässä tietosuojaselosteessa.
12. Sinun oikeutesi
Tarkastusoikeus
Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä sinua koskevia tietoja yhteystietorekisteriin on talletettu. Toimitamme tiedot lain edellyttämässä muodossa.
Oikeus vaatia tiedon oikaisemista
Sinulla on oikeus vaatia väärän, epätarkan, epätäydellisen, vanhentuneen tai tarpeettoman tiedon korjaamista tai täydentämistä.
Oikeus vaatia tiedon poistamista
Voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi järjestelmistämme. Suoritamme pyyntösi mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa. Tiedot eivät välttämättä poistu välittömästi kaikista varmuuskopio- tai muista vastaavista järjestelmistämme.
Oikeus rajoittaa tiedon käsittelyä
Voit pyytää meitä rajoittamaan tiettyjen henkilötietojesi käsittelyjä. Tietojen käsittelyn rajoittamista koskeva pyyntö saattaa johtaa rajoitetumpiin mahdollisuuksiin käyttää internetsivujamme sekä palveluitamme.
Oikeus vastustaa tiedon käsittelyä
Voit myös pyytää rajoituksia henkilötietojesi käsittelyyn, mikäli tietojasi käsitellään muihin tarkoituksiin kuin palvelumme suorittamiseksi tai laista aiheutuvan velvollisuuden täyttämiseksi. Henkilötietojen käsittelyn vastustaminen saattaa johtaa rajoitetumpiin mahdollisuuksiin käyttää internetsivujamme. Sinulla on oikeus kieltäytyä sähköisestä suoramarkkinoinnista seuraamalla ohjeita, jotka on sisällytetty kaikkiin lähettämiimme markkinointiviesteihin.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Sinulla on oikeus saada henkilötietosi meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, jotta voit välittää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli tietojesi käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa.
13. Oikeuksiesi käyttäminen
Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä meihin. Voimme pyytää lisätietoja, jotka ovat tarpeen henkilöllisyytesi varmentamiseksi. Voimme hylätä pyynnöt, jotka toistuvat kohtuuttoman usein, ovat liiallisia tai jotka ovat perusteettomia.
Mikäli koet henkilötietojesi käsittelyn olevan ristiriidassa voimassaolevan lainsäädännön kanssa, voit tehdä valituksen paikalliselle tietosuojavalvontaviranomaiselle.
14. Kehen voin ottaa yhteyttä?
Yhteyttä tietosuojaa koskevissa asioissa voit ottaa:
Timo Sammalvuori
tietosuojavastaava@happywork.fi
